Implantation

Chez Hopem, nous avons la ferme conviction que le succès d’une implantation repose pas uniquement sur la qualité et la stabilité des composantes. Elle repose également sur la force d’une méthodologie d’implantation adaptée en fonction des besoins spécifiques de nos clients. Nous possédons plusieurs années d’expérience en implantation de solutions informatisées.

Au fil du temps, nous avons instauré des processus éprouvés nous permettant d’atteindre les objectifs énoncés par notre clientèle, et ce, dans les temps requis.

Suffisamment flexible pour tous les types de déploiement, notre méthodologie nous permet d’identifier et d’intégrer la totalité vos besoins en affaires.  Cette méthodologie est constituée de plusieurs étapes cruciales contribuant au succès de l’implantation.

Planification

La planification du projet regroupe différentes activités permettant d’assurer les livrables du projet. Le chargé de projet et le directeur du bureau de projets, en collaboration avec les gestionnaires des produits, voient à l'élaboration du manuel d’organisation de projets (MOP).Ce manuel présente les procédures de gestion de projets utilisées pour toute la durée du projet.

Cette activité permet de présenter un état de la situation à jour lors de chacune des réunions du comité de coordination du projet. Elle permet entre autres de faire le point sur l’avancement du projet et sur la réalisation des biens livrables, conformément à la planification établie.

Analyse des processus actuels

Cette étape est la pierre angulaire du projet. Elle permet, entre autres, d'accentuer les zones de convergence ainsi que les différences entre vos procédures actuelles et futures. Pour ce faire, nous rencontrons les utilisateurs, les chefs d’équipes, les responsables des différents programmes clientèles et les archivistes. Nous devons vérifier les outils dont disposent actuellement les utilisateurs dans le cadre de leur travail et saisir des données, analyser, vérifier et proposer des façons de procéder permettant au client d’améliorer les processus en lien avec l’arrivée d’un outil informatisé. Ce processus démarre dès la présentation des logiciels.

Harmonisation des processus

Au cours de cette étape, il est primordial pour nous de bien comprendre les besoins fonctionnels recherchés et visés par le projet. Nous devons donc valider et documenter adéquatement les besoins fonctionnels décrits dans le cadre du projet. Un document de synthèse intégrant les résultats de l’analyse des processus actuels et des analyses fonctionnelles est alors présenté au membres de la direction du client. Le plan d’harmonisation des nouveaux processus y est également présenté.

Essais

Afin de s’assurer que l’ensemble des nouveaux modules correspond aux attentes du client en ce qui concerne l’installation, les formations et le matériel inhérents à celles-ci, la conversion des données et la validation des fonctionnalités des logiciels, nous effectuons des essais dans un environnement test avant d'entreprendre les activités d’implantation dans l’environnement réel.

Formation

Pour chacune des formations, une stratégie de formation est élaborée en collaboration avec le client afin d’adapter les formations à vos besoins. De plus, un plan de formation est mis en place, toujours en collaboration avec le client, afin d’adapter l'horaire et le contenu des formations à vos besoins. Les formations sont dispensées dans vos locaux.

Accompagnement et mise en route

La mise en opération des logiciels marque le début de réalisation du projet dans l'environnement de production. De l'installation des logiciels dans l’environnement réel en passant par la conversion finale des données des différents systèmes, les utilisateur commencent à appliquer les nouveaux processus et méthodes de travail qui leurs ont été enseignés durant la période d'essais.

Notre expérience dans la transition de systèmes nous permet de structurer notre approche en matière d’implantation. L'accompagnement soutenu auprès des utilisateurs nous permet de les sécuriser par rapport aux changements. Elle nous permet de comprendre leurs différentes façons de travailler en les initiant au nouveau système et en les accompagnant dans les premiers moments de l'utilisation en mode production.