Avis de renouvellement de bail : votre guide pour la période de renouvellement

Le renouvellement de bail, Tribunal Administratif du Logement

Au Québec, la gestion des baux résidentiels est encadrée par le Tribunal Administratif du Logement (anciennement Régie du logement).

Cette loi définit clairement les règles relatives au renouvellement de bail, incluant celles encadrant les augmentations de loyer ou les modifications de bail.

Notez que le bail résidentiel est automatiquement renouvelé lorsqu’il arrive à sa fin. Ainsi, si vous oubliez d’envoyer un avis de renouvellement à vos locataires, leur bail sera reconduit aux mêmes conditions. Si vous souhaitez apporter des modifications au bail comme une hausse de loyer, vous devez envoyer un avis de renouvellement.

Il est crucial que l’avis de renouvellement respecte non seulement les délais, mais aussi le format et le contenu prescrit par la loi. Tout manquement à ces exigences peut entraîner des conséquences juridiques, notamment l’invalidité de l’avis ou des litiges avec les locataires.

Quel délai pour soumettre un avis de modification des conditions du bail d’un locataire

Le propriétaire ou le gestionnaire immobilier est tenu d’envoyer un avis de renouvellement de bail aux locataires dans un délai spécifique avant la fin du bail en cours. Le délai dépend du type de bail.

Par exemple, pour un bail de 12 mois ou plus, l’avis doit être envoyé 3 à 6 mois avant la fin du bail. Pour un bail de moins de 12 mois ainsi que pour un bail à durée indéterminée, l’avis doit être envoyé de 1 à 2 mois avant la fin de la période de bail.

Envoi et preuve de réception du renouvellement de bail

Pour éviter toute ambiguïté ou contestation concernant la réception de l’avis de renouvellement de bail, il est essentiel d’adopter une méthode d’envoi qui permette de confirmer sa réception par le locataire. Voici quelques méthodes recommandées pour garantir une preuve de réception fiable :

1. Envoi par courrier recommandé : L’une des méthodes les plus sûres est d’envoyer l’avis par courrier recommandé. Cette méthode offre une traçabilité et une preuve de réception, car le locataire doit signer pour confirmer la réception du document.
2. Remise en main propre avec accusé de réception : Remettre l’avis directement au locataire en main propre est également une option viable. Dans ce cas, il est conseillé de demander au locataire de signer un accusé de réception. Cela fournit une preuve tangible que le locataire a bien reçu l’avis.
3. Utilisation de solutions électroniques : Des outils comme le bail électronique peuvent permettre non seulement d’envoyer l’avis électroniquement, mais aussi de tracer et de confirmer le moment exact où le locataire a ouvert l’envoi.

Nous vous conseillons de bien évaluer les coûts (en temps et en argent) de chacune de ces options afin de faire un choix éclairé en fonction de vos besoins. Certaines prendront plus de temps et/ou auront un coût supérieur pour arriver au même résultat.

Que doit contenir un avis de renouvellement

Pour être valide aux yeux du Tribunal Administratif du Logement, l’avis de renouvellement doit contenir les éléments suivants :

Comment déterminer une hausse de loyer ?

Comme il n’y a pas de taux fixe pour l’augmentation des loyers, il est important de prendre certains facteurs en compte pour éviter une augmentation abusive.

La hausse de loyer doit être motivée par divers éléments comme :

• Les frais d’énergie (frais de chauffage)
• Les taxes municipales ou scolaires
• Les travaux qui ont été effectués dans l’immeuble
• Les frais d’entretien

Le logiciel de gestion HOPEM vous propose un outil de calcul basé sur les règles du TAL afin de calculer le montant de l’augmentation.

Vous pouvez aussi utiliser l’outil de calcul du TAL pour vous aider avec la fixation de loyer et proposer une hausse acceptable.

Est-ce que le locataire peut refuser l’augmentation de loyer ?

L’augmentation de loyer proposée (ou autre modification de bail) peut être refusée par le locataire dans le délai indiqué dans l’avis de modification. Deux options sont alors possibles : il peut décider de quitter le logement ou encore refuser les modifications tout en restant dans le logement.

Dans le deuxième cas, 3 options s’offrent à vous :

1. Si vous ne faites rien, le bail sera reconduit sans modification.
2. Vous pouvez négocier avec le locataire pour arriver à une entente à l’amiable.
3. Vous pouvez demander au TAL de fixer le montant du loyer. Attention, vous aurez un mois après avoir reçu un avis de refus pour le faire.

Les erreurs à éviter

• Négliger d’envoyer l’avis dans les temps : Ne pas respecter les délais prescrits par la loi pour l’envoi de l’avis de renouvellement peut entraîner son invalidité.
• Oublier des informations clés dans l’avis : Omettre des détails essentiels tels que le nouveau montant du loyer, les modifications de la durée du bail, ou le délai de réponse accordé au locataire.
• Manquer de clarté dans les termes : Rédiger l’avis de manière ambiguë ou complexe, causant la confusion chez les locataires peut entraîner son invalidité.
• Ignorer la nécessité d’une preuve de réception : Ne pas obtenir une confirmation officielle de la réception de l’avis par le locataire, ce qui peut être problématique en cas de litige.
• Ne pas considérer les modifications : Ne pas informer clairement le locataire des changements supplémentaires au bail, comme l’ajout d’un espace de stationnement ou d’entreposage.