Bail électronique : tout savoir pour le mettre en place de façon sécuritaire
Connaissez-vous le bail électronique?
L’utilisation des technologies numériques pour les transactions commerciales a connu une croissance rapide dans les dernières années. C’est également le cas dans le domaine de la gestion immobilière. Dans ce contexte, le bail numérique a énormément gagné en popularité dans la gestion des locations immobilières.
Si le bail électronique présente de nombreux avantages et qu’il facilite la vie des propriétaires (et des locataires), il faut tout de même connaître ses limites ainsi que les conditions de validité l’entourant. Découvrez ses avantages, ses risques et les meilleures pratiques pour le mettre en place et le sécuriser efficacement.
Les avantages du bail électronique vs le bail papier pour la gestion d’un immeuble
Le bail numérique offre de nombreux avantages simplifiant la vie des locataires et des propriétaires d’immeubles locatifs tant au niveau résidentiel que commercial.
En voici quelques-uns :
- Signature électronique rapide et facile (signature du bail à distance).
- Réduction des coûts de traitement et de stockage de documents.
- Meilleure communication et transparence entre les parties en ce qui concerne le contrat de location et les règlements d’immeuble.
- Gain de temps grâce à la rapidité de la signature électronique (vous verrez facilement qui a signé ou non son bail).
- Réduction de l’utilisation de papier et donc respect de l’environnement.
- Possibilité de stocker et de gérer les baux électroniques de manière centralisée et sécurisée.
Comme vous pouvez le constater, le bail électronique est une solution plus rapide que le bail papier traditionnel permettant aux gestionnaires locatifs d’être plus efficaces et productifs. Grâce à la signature électronique, vous n’aurez plus besoin d’envoyer des documents (comme le bail, les règlements d’immeuble ou l’avis de renouvellement) par huissier, courrier recommandé ou de rencontrer les locataires en personne pour signer le bail.
Les conditions de validité d’un bail électronique et de la signature électronique par le locataire
Au Québec, la validité du bail électronique repose sur la conformité à certaines conditions légales stipulées par le TAL (régie du logement). Entre autres, il y a plusieurs critères à respecter au niveau de l’authenticité et de l’intégrité du document. Il est important de se conformer à ces exigences pour s’assurer qu’il s’agit d’un bail officiel valide et opposable devant le TAL en cas de litige.
L’information fournie par le Tribunal Administratif du Logement concernant l’intégrité d’un bail numérique
Voici les informations fournies par le TAL pour qu’un bail numérique soit considéré valide :
- Le document électronique doit être authentique, non altéré et clairement identifiable.
- Les parties doivent également avoir accès au document électronique et à toute autre information pertinente en lien avec le bail de logement. Par exemple, tout comme le bail locatif papier, il doit contenir les caractéristiques du logement comme son adresse, les noms de locataire, le prix du loyer, etc.
- Les parties doivent donner leur consentement éclairé pour utiliser le bail électronique.
Le TAL recommande aussi de conserver une copie du bail électronique pour une durée de 5 ans.
Les risques et les limites du bail électronique au Québec
Comme pour tout document électronique, il existe certains risques reliés à l’utilisation du bail numérique. Il est important de prendre en considération que ce dernier pourrait être vulnérable au piratage informatique. La confidentialité et la sécurité des données des parties pourraient alors être compromises.
Notons également qu’il peut y avoir des erreurs ou des omissions lors de la transmission ou de la réception du formulaire de bail, ce qui peut compromettre la validité et l’authenticité du bail.
La mise en place de cet outil de gestion
Passer au bail électronique pour la gestion de vos baux peut sembler intimidant, mais ça peut se faire assez aisément.
Voici quelques conseils pour y arriver :
La plupart des logiciels de gestion immobilière proposent la version électronique du bail, ainsi que des modèles d’avis de renouvellement ou de règlements d’immeubles. De plus, ils intègrent des outils de signature électronique. Ces différents éléments permettent de diminuer la gestion manuelle et la double saisie sans compter une meilleure utilisation de votre temps et de celui de vos ressources.
