Comment faire un audit opérationnel suite à l’implantation d’un nouveau logiciel?

C’est quoi un audit de processus opérationnel?

L’objectif d’un audit de processus opérationnel est d’évaluer l’efficacité, l’efficience et la conformité des processus actuels tout en identifiant les opportunités d’amélioration.

En résumé, il s’agit d’une évaluation systématique et approfondie des différentes activités, procédures et opérations liées à l’implantation d’une nouvelle technologie au sein d’une entreprise.

Identification des processus clés

D’abord, il est important d’identifier les processus clés de votre entreprise. Cela peut inclure :

• la gestion financière des projets et le reporting associé;
• la gestion du temps et des dépenses de vos ressources et de vos fournisseurs/sous-traitants;
• le processus de facturation;
• l’intégration comptable et paie avec vos logiciels distincts.

Collecte des données

Pour chaque processus clé, collectez des informations et des données pertinentes afin de comprendre leur fonctionnement actuel. Cette étape permet de dresser un tableau détaillé des opérations en cours et d’évaluer les points forts ainsi que les points faibles des processus.

Recommandations et plan d’action

À l’issue de l’audit, des recommandations seront formulées pour améliorer l’efficacité opérationnelle de votre entreprise.

Celles-ci peuvent inclure un plan de formation visant à renforcer les compétences des utilisateurs sur les nouvelles fonctionnalités du logiciel implanté. De plus, des actions spécifiques telles que la personnalisation des formats de factures, la configuration des rapports, ou encore des améliorations du logiciel pourront être proposées pour optimiser davantage les opérations.

Pourquoi réaliser un audit opérationnel ?

Un audit opérationnel aide à identifier les points faibles et à proposer des recommandations concrètes, contribuant ainsi à améliorer l’efficacité, la sécurité et la performance globale de l’entreprise.

Voici des éléments que l’audit permet d’évaluer et d’améliorer :

L’efficacité opérationnelle

Grâce à un audit de processus, les gestionnaires peuvent identifier les blocages, les redondances et les inefficacités qui peuvent freiner les opérations. Ils peuvent également identifier les différents risques opérationnels tels que :

• La perte de connaissance du logiciel utilisé avec le mouvement de personnel ou la résistance au changement d’une équipe
• La tentation d’explorer de nouveaux logiciels sans d’abord vérifier si le logiciel existant peut répondre à ces besoins peut conduire à l’utilisation de plusieurs logiciels non compatibles. Cela éparpille les données et entraîne souvent un retour à la double saisie.
• La validation par une équipe d’experts permet de s’assurer que le logiciel en cours d’utilisation évolue avec la croissance de votre entreprise et qu’il continue de vous soutenir efficacement dans cette croissance.

En mettant en œuvre les recommandations de l’analyse, l’entreprise pourra optimiser les flux de travail et augmenter la productivité de ses équipes. Cela permet de gagner du temps, de réduire les délais de traitement et de fournir un meilleur service aux clients et aux parties prenantes.

Suivi des performances avec des indicateurs clés (KPI)

Un audit peut également aider à définir des indicateurs clés de performance (KPI) pertinents pour évaluer régulièrement la performance de l’entreprise. Ces KPI permettent aux gestionnaires de suivre les progrès réalisés après la mise en œuvre des recommandations de l’audit.

Les rapports générés à partir des données collectées offrent une vue d’ensemble des performances de l’entreprise, aidant les gestionnaires à prendre des décisions éclairées et à optimiser continuellement les processus.

Les défis potentiels liés aux audits de processus

Les audits de processus opérationnels peuvent présenter certains défis, notamment :

• Résistance aux changements
• Les coûts
• Les ressources nécessaires
• La difficulté à adopter les recommandations

La résistance au changement, les coûts, et les ressources nécessaires sont des aspects essentiels à prendre en compte. L’intégration des recommandations peut également poser des difficultés. Il est crucial que les gestionnaires identifient et mobilisent les ressources clés de l’entreprise pour participer efficacement à l’analyse des processus et mettre en œuvre les recommandations proposées.

Les multiples bénéfices des audits de processus opérationnels pour les gestionnaires

L’audit de processus s’avère être une ressource inestimable pour les gestionnaires, leur permettant de mettre en lumière les aspects clés de leur entreprise qui peuvent bénéficier d’améliorations significatives.

Voici quelques exemples plus concrets :

Amélioration du processus de gestion de projet

• Approbation par projet : Assure que les feuilles de temps et les dépenses des travaux en cours (TEC) associées au projet respectent le budget et clarifie ce qui doit être facturé par la comptabilité.
• Suivi des coûts : Permet un meilleur suivi des coûts du projet.
• Amélioration du processus de facturation : Valide les éléments à facturer à partir des rapports détaillés de TEC, assure que tous les TEC sont correctement facturés et facilite une validation plus rapide des projets de facturation par les chargés de projet, permettant ainsi d’envoyer les factures plus rapidement au client.

Affectation des ressources

• Disponibilité des ressources : Permet de visualiser la disponibilité des ressources et de planifier le travail sur les nouveaux projets en fonction de cette disponibilité.
• Gestion de la capacité : Évalue la capacité de gestion des projets en cours avec les ressources disponibles.

Reporting

• Suivi de la rentabilité : Permet de suivre la rentabilité des projets en cours en contrôlant le budget, les revenus et les dépenses.
• Indicateurs de performance : Suit certains indicateurs de rendement et statistiques grâce aux rapports sommaires par projet. Permet également de créer des rapports personnalisés via le rapport CUBE.
• Tableaux de bord personnalisés : L’utilisation de l’API ABAK permet de configurer des tableaux de bord personnalisés en utilisant l’application Power BI de Microsoft 365.

En résumé, un audit opérationnel suite à l’implantation d’un nouveau logiciel comme ABAK est une étape clé pour maximiser l’utilisation et les bénéfices de ce puissant outil de gestion de projet.

En identifiant les points d’amélioration et en appliquant les recommandations issues de l’audit, les entreprises peuvent considérablement optimiser leurs processus, accroître leur efficacité et prendre des décisions éclairées basées sur des données concrètes.