Relevé 31 : Les erreurs à éviter pour les propriétaires au Québec

Le Relevé 31, c’est quoi ?

Le Relevé 31 est un formulaire obligatoire que les propriétaires d’immeubles locatifs doivent obligatoirement transmettre chaque année à leurs locataires et à Revenu Québec. Il sert à confirmer l’occupation d’un logement au 31 décembre afin que les locataires puissent réclamer certains crédits d’impôt, comme le crédit pour solidarité.

Erreurs les plus fréquentes

De nombreuses erreurs surviennent chaque année dans les productions du Relevé 31.

Voici les plus fréquentes :

• Mauvais nombre de locataires ou confusion sous-locataires : Par exemple, inscrire seulement un des deux colocataires, ou inclure un sous-locataire qui n’est pas considéré comme locataire officiel par Revenu Québec.
• Adresses ou numéros d’unités incorrectes : Une adresse mal saisie ou un numéro d’appartement inversé peut empêcher un locataire de réclamer son crédit d’impôt correctement.
• Omission de logements admissibles : Oublier de déclarer un logement occupé au 31 décembre (ex. logement d’un proche ou unité louée en sous-location) est une erreur fréquente.
• Noms erronés ou oubliés : Une faute d’orthographe ou un prénom manquant suffit pour invalider le relevé. Chaque nom doit correspondre exactement à l’identité civile du locataire.
• Transmission tardive ou non-transmission : Le délai de transmission du Relevé 31 est strict : il doit être transmis à Revenu Québec et remis aux locataires au plus tard le dernier jour de février. Les retards entraînent des pénalités.
• Ne pas produire un relevé modifié après correction : Si une erreur est repérée après la transmission (ex. mauvaise adresse), il faut produire un relevé de type « modifié ».
• Utilisation de logiciel non conforme ou erreurs techniques : Si vous utilisez un logiciel non autorisé par Revenu Québec ou une version non à jour, ou si le fichier XML généré ne respecte pas les spécifications exigées (mauvaises étiquettes de cases, absence de numéro d’autorisation, format incorrect), il peut être rejeté dans son ensemble. Il est important de se fier à la liste officielle des logiciels autorisés pour produire les relevés gouvernementaux.
• Non-respect du mode de transmission : Revenu Québec exige que les relevés soient transmis par Internet dès que vous en produisez plus de 5. Produire un trop grand nombre de relevés sur papier est considéré comme une non-conformité et peut entraîner des pénalités financières.

Les pénalités en cas de non-conformité du Relevé 31

Une simple erreur dans le Relevé 31 peut avoir des conséquences importantes. Pour le locataire, cela peut signifier la perte ou le retard du crédit d’impôt pour solidarité auquel il a droit. Pour le propriétaire, une omission, un retard ou des données inexactes peuvent mener à des pénalités financières et, dans certains cas, à une vérification de Revenu Québec.

Ces erreurs minent aussi la confiance des locataires, qui s’attendent à recevoir leurs documents fiscaux correctement remplis et transmis à temps.

Voici quelques exemples de pénalités :

• Non-production dans le délai prescrit : 25 $ par jour de retard, jusqu’à un maximum de 2500 $.
• Non-respect du mode de transmission : pénalités fixes allant de 125 $ à 2500 $ selon le nombre de relevés.
• Renseignements manquants ou inexacts : une omission peut entraîner une amende d’environ 100 $ par relevé.

Que faire en cas d’erreur ? Étapes de correction

Quand on s’aperçoit qu’un Relevé 31 transmis contient des erreurs, il est essentiel d’agir rapidement et selon les procédures formelles.

Voici les étapes à suivre :

Produire un relevé modifié (type « A »)

Pour corriger un relevé déjà transmis, on doit préparer un relevé corrigé dans lequel on inscrit la lettre A dans la case « code du relevé ». Dans la case « No du dernier relevé transmis » on inscrit le numéro du relevé original. Le relevé modifié doit être rempli au complet.
Pour un relevé transmis par logiciel ou via une plateforme, vous devez retourner dans la plateforme pour modifier votre relevé afin de le retransmettre à Revenu Québec et au locataire.

Communiquer aux locataires

Après avoir produit et transmis le relevé modifié à Revenu Québec, assurez-vous d’envoyer la copie corrigée aux locataires concernés. Le document doit clairement indiquer « modifié » afin de garantir leur transparence fiscale et éviter des erreurs dans les demandes de crédit d’impôt.