Feuille de temps : enjeux et stratégies pour les gestionnaires
La feuille de temps est un outil clé en termes de gestion de projets, puisqu’elle facilite la gestion du temps, un élément essentiel dans toutes les entreprises.
Il est important d’être en mesure d’effectuer le suivi du temps que les employés consacrent au travail, ainsi que les heures facturables allouées aux tâches et autres activités. Cela permet de s’assurer que le travail est bel et bien effectué, que les employés sont productifs et de suivre la rentabilité des projets.
Bien que ce ne soit pas toujours facile à gérer, il existe plusieurs stratégies que les responsables devraient connaître pour optimiser la gestion des feuilles de temps.
L’importance de la feuille de temps en gestion de projets
Le suivi du temps fait partie intégrante de la gestion de tout projet. Il fournit aux gestionnaires un portrait précis du temps passé sur les tâches et les projets. C’est ce portrait qui permet de planifier et d’allouer les ressources nécessaires à l’accomplissement desdits projets et tâches.
Sans feuille de temps, il serait difficile de suivre les progrès, de fixer des délais et de maintenir la responsabilité des employés ou des collaborateurs impliqués dans un projet. La feuille de temps permet également d’analyser le temps réel alloué à certaines tâches. Cela permet aux responsables d’identifier les domaines dans lesquels le temps aurait pu être mieux géré.
Suivre le temps apporte de nombreux avantages en entreprise
Voici les principaux avantages que le suivi du temps peut apporter :
- Meilleure gestion du temps ;
- Amélioration de la collaboration au sein d’une équipe ;
- Efficacité accrue dans l’accomplissement des tâches ;
- Prévisions budgétaires et facturation plus précises ;
- Visibilité accrue sur l’allocation de temps et l’avancement des projets ;
- Communication entre les employés et les responsables simplifiée ;
- Meilleure identification des domaines à améliorer ou à optimiser ;
- Suivi plus facile des coûts de main-d’œuvre.
Ça, c’est à condition que les employés complètent leurs feuilles de temps !
La gestion des feuilles de temps, un irritant pour les gestionnaires
Avec les approbations des feuilles de temps, la collecte des feuilles et les employés qui oublient de soumettre leurs heures, il s’agit d’une gestion qui peut être frustrante pour les gestionnaires.
C’est souvent en raison du processus de saisie et d’ajustement fastidieux ; sans parler de la vérification de l’exactitude de chaque feuille de temps.
C’est pourtant un mal nécessaire, puisqu’en l’absence d’un suivi efficace du temps, il est impossible pour les gestionnaires de prévoir avec précision les délais et les coûts associés à leurs projets. Ce qui pourrait avoir comme résultats des livraisons tardives, des pertes de profits, des délais non respectés et des frustrations au sein des équipes.
Notre logiciel de feuille de temps peut vous aider
Abak simplifie le processus de gestion de temps en permettant la gestion des feuilles de temps, en ligne, par le biais d’une interface intuitive.
La gestion et le suivi du temps deviennent enfin plus simples et plus efficaces. Les heures supplémentaires sont mieux suivies et la gestion des congés s’avère plus facile.
Notre logiciel de gestion de feuilles de temps fournit également aux gestionnaires une solution de gestion qui facilite grandement le processus. Grâce à ce dernier, ils obtiennent un aperçu du temps réel consacré au projet. Ils peuvent également procéder à la création de rapports utiles à la gestion de leurs projets.
Une solution conçue pour vos équipes
Cette application est si facile à utiliser qu’elle permet même aux employés de gérer eux-mêmes leurs vacances et leurs jours de maladie, sans impliquer les ressources humaines. Il n’y a donc plus de surprises au moment de la paie, car il est facile pour chacun de consulter ses heures de maladie, ses jours de vacances et ses congés accumulés.
Chez Abak, la gestion des banques de temps est un aspect auquel chaque client a accès. Si vous souhaitez en savoir davantage sur cette fonctionnalité, n’attendez pas et contactez-nous dès aujourd’hui !
Cinq approches pour motiver vos employés à compléter leur feuille de temps
Si vous faites partie des gestionnaires qui peinez à faire compléter les feuilles de temps par vos employés, sachez qu’il y des solutions! Avant tout, assurez-vous que les éléments suivants sont respectés :
- La saisie des heures de travail devrait être aussi simple et intuitive que possible – l’utilisation d’un logiciel comme Abak peut vous assister en ce sens ;
- Vos employés devraient être en mesure de visualiser facilement leurs heures de travail, ainsi que celles qu’ils ont saisies dans leur feuille de temps ;
- La saisie des heures devrait être flexible, puisque les employés peuvent exprimer des besoins différents ;
- Les employés devraient recevoir une formation leur enseignant la façon de compléter leurs feuilles de temps correctement – c’est aussi le moment de leur expliquer pourquoi c’est si important ;
- Des rappels devraient être envoyés à vos employés pour qu’ils n’oublient pas de saisir leurs heures.
Si tout est en place et que la gestion des feuilles de temps demeure difficile, d’autres astuces pourraient vous aider à encourager les membres de votre équipe à suivre leur temps de manière productive.
1. La ligne dure
Bien qu’elle puisse être la méthode la plus efficace dans certains cas, l’approche stricte de la gestion du temps peut également susciter du ressentiment de la part de vos employés. Ceux-ci peuvent avoir l’impression d’être trop surveillés ou de faire l’objet d’une micro-gestion. Cette approche peut parfois entraîner un manque d’autonomie et de confiance.
2. Le renforcement positif
Le renforcement positif est une technique de gestion du temps qui récompense les employés qui remplissent leurs feuilles de temps correctement. Il peut s’agir d’un compliment verbal ou de récompenses plus tangibles, telles que des cartes-cadeaux. Grâce à cette approche, les membres de l’équipe éprouvent un sentiment de satisfaction à soumettre une feuille de temps conforme. Cependant, des coûts sont à prendre en compte si vous choisissez certains types de récompenses.
3. Le casse-pied
Cette approche est similaire à la ligne dure, mais avec une touche plus douce. Elle consiste à rappeler aux membres de l’équipe leurs obligations d’une manière plus douce. Cela peut se faire en leur envoyant des courriels, ou en laissant de petits messages sur leur bureau. L’objectif est de leur rappeler leurs responsabilités en matière de feuilles de temps, sans être trop punitif.
4. Le jeu
Une approche de la gestion du temps observée dans quelques organisations consiste à offrir un prix pour la première feuille de présence soumise chaque semaine. Si cette tactique peut s’avérer efficace pour motiver certains employés, elle présente quelques inconvénients à ne pas négliger.
Le principal problème de cette approche est qu’elle encourage la soumission des feuilles de temps comme un jeu. Certains employés peuvent alors soumettre une feuille de temps inexacte avec comme seul but de « gagner » le prix.
5. La pression sociale
Pour encourager la gestion du temps, il peut être utile de créer un sentiment de responsabilité parmi les membres d’une équipe.
Lorsqu’une équipe soumet ses feuilles de temps, il doit s’agir d’un effort collectif. Chaque membre de l’équipe est responsable de soumettre sa feuille de temps et de s’assurer de son exactitude.
L’un des principaux inconvénients à l’utilisation de cette approche est qu’elle peut devenir une source de conflits. Si un membre de l’équipe refuse de participer, il risque d’être mis à l’écart et cela peut entraîner du ressentiment.
