Sélection des outils de gestion de projet : quand, pourquoi et comment?
Vos outils de gestion de projet conviennent-ils vraiment à vos besoins ?
Vous savez que le monde est en constant changement et que votre entreprise doit pouvoir suivre l’évolution de l’industrie pour rester compétitive. Cela passe, entre autres, par la sélection des bons outils de gestion.
Découvrez pourquoi, quand et comment moderniser vos outils de gestion de projet pour que ces derniers vous permettent de réaliser vos objectifs les plus ambitieux !
Pourquoi changer ses outils de gestion de projet ?
Le monde des logiciels de gestion est en perpétuel mouvement. Leur évolution particulièrement rapide est, entre autres, la conséquence de la croissance des besoins, des attentes des utilisateurs, des progrès de la technologie et de la pression de la concurrence sur le marché.
D’ailleurs, on voit souvent de nouvelles applications ou de nouveaux logiciels de gestion apparaître sur le marché qui ne sont pas assez complets.
Vous travaillez avec des outils et processus qui ne conviennent plus à vos besoins? Vos chiffriers ont atteint leurs limites? Vos outils ne sont plus assez complets pour suivre l’évolution de votre entreprise? D’ailleurs, les nouveaux logiciels disponibles sur le marché, bien que simples, obligent l’utilisation de plusieurs outils pour couvrir l’ensemble des besoins de gestion.
La sélection d’un outil plus complet et spécialisé pourrait vous offrir des avantages significatifs, notamment :
Quand modifier ses outils de gestion de projet ?
Vous aviez probablement déjà une idée de ce qu’un système de gestion spécialisé pourrait vous apporter en matière d’avantages, mais vous vous demandez peut-être si c’est vraiment le temps de passer à l’action.
Voici 3 signes pouvant indiquer que vos outils de gestion de projet actuels sont inadéquats ou obsolètes et qu’il est temps de changer.
Vos outils de gestion de projet ne répondent plus aux besoins de votre entreprise
Si vos outils de gestion de projet ne sont plus mis à jour ou ne sont plus pris en charge par vos systèmes, c’est un signe clair qu’il est temps de les moderniser. Vous pourriez d’ailleurs avoir plus de difficulté à atteindre vos objectifs ou encore il se pourrait que vous ayez besoin de fonctionnalités plus avancées pour gérer efficacement vos projets. Surtout si vous avez l’ambition de gérer des projets complexes à grande échelle.
Vos concurrents ont des outils plus poussés
Il peut être pertinent de s’intéresser à ce qu’utilisent vos concurrents. Si vos concurrents utilisent des outils de gestion de projet plus avancés, cela peut être un signe que vos outils actuels ne sont plus compétitifs. La sélection de vos outils peut vous aider à rester à la pointe de l’industrie et à améliorer votre position concurrentielle.
Vos processus de gestion de projet sont inefficaces
Vous saurez que vos processus de gestion sont devenus inefficaces si vous rencontrez ces problèmes :
- des retards fréquents dans les délais ;
- des dépassements de budget ;
- des problèmes imprévus qui impactent le projet ;
- des erreurs dans la documentation et les rapports ;
- des malentendus et des conflits au sein de l’équipe.
Vos outils doivent pouvoir vous aider à améliorer vos processus et à augmenter l’efficacité globale de votre entreprise.
5 étapes pour sélectionner vos outils de gestion de projet
Le choix de vos outils de gestion de projet peut sembler intimidant. En le faisant étape par étape, cela devient un processus graduel plus facilement gérable.
Évaluez vos besoins
Le premier pas est d’évaluer vos besoins actuels et futurs. Voici quelques questions à vous poser : Quels sont les défis actuels de votre entreprise ? Quels sont vos objectifs à long terme ?
Cela vous permettra d’identifier les fonctionnalités dont vous avez besoin pour bien sélectionner vos nouveaux outils de gestion.
Notez également que de tenter d’utiliser des logiciels généralistes pour les adapter à votre domaine pourrait s’avérer fastidieux (et onéreux). Vous pourriez avoir besoin d’un intégrateur ou d’un spécialiste externe pour les intégrer. C’est le même principe pour les nouveaux logiciels qui se trouvent sur le marché et qui ne sont pas assez complets. Ils vous obligeront à utiliser plusieurs outils, ce qui pourrait s’avérer plus dispendieux (et moins efficace) que prévu! Il est important de prendre cela en considération lorsque vient le temps d’évaluer vos besoins.
Identifiez les outils de gestion de projet disponibles
Une fois que vous avez identifié vos besoins, vous pouvez commencer à rechercher des outils de gestion de projet qui conviendront.
Il existe de nombreux outils de gestion de projet disponibles sur le marché, chacun ayant des fonctionnalités uniques et adaptées à des besoins différents.
Abak, par exemple, se spécialise dans la gestion de projets, la gestion financière et la gestion de temps pour les secteurs suivants :
- Service-conseil
- Firme comptable
- Firme d’architecture
- Firme d’ingénierie
- Conseil environnemental
- Conseil TI
Et permet de facturer les services rendus à même l’outil afin de simplifier les opérations.
Notre équipe vous propose même un diagnostic gratuit pour vous aider à y voir plus clair dans vos besoins en matière de fonctionnalités.
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Évaluez les options disponibles
Une fois que vous aurez identifié les outils de gestion de projet disponibles, vous pourrez commencer à évaluer les options en fonction de vos besoins.
Énumérez les avantages et les inconvénients de chaque option et prenez le temps de vous faire une idée de la qualité de chacune.
Assurez-vous également de prendre en compte les coûts, les fonctionnalités et les services de soutien de chaque option avant de prendre votre décision. Par exemple, est-ce que de la formation est offerte ? Est-ce que l’outil peut être mis à niveau au besoin pour suivre l’évolution du marché?
Ce dernier point est particulièrement important! Pour demeurer performant et adapté aux besoins, le logiciel doit faire l’objet de régulières mises à niveau tant au niveau technique qu’au niveau de l’utilisateur :
- Mise à jour de la version utilisée.
- Au besoin révision de son implantation en fonction de l’évolution des infrastructures informatiques.
- Formation concernant les plus récentes fonctionnalités ajoutées au logiciel.
- Formations complémentaires. De récents sondages mettent en évidence que la plupart des usagers n’exploitent que partiellement les fonctions offertes par le logiciel.
- Personnalisation de rapports, et de formats de facture.
Choisissez votre outil de gestion de projet et intégration
Une fois que vous avez évalué les options disponibles, vous pouvez choisir l’outil de gestion de projet qui répond le mieux à vos besoins. Vous devrez ensuite planifier et exécuter la mise en œuvre de cet outil.
Il faudra également former votre personnel pour qu’il soit en mesure de bien utiliser son nouvel outil de gestion de projet.
Évaluez et ajustez votre processus
Une fois que vous avez mis en œuvre votre nouvel outil de gestion de projet, assurez-vous de surveiller son efficacité. Vous pourrez apporter des ajustements nécessaires en fonction de vos résultats pour obtenir le maximum de bénéfices de cette transition.
Prêt à passer à la sélection de votre système de gestion ?
Assurez-vous de vous entourer de professionnels dans le domaine. Vous éviterez ainsi des pertes d’argent et de temps. Abak vous aidera à évaluer vos besoins pour vous proposer un logiciel qui vous permettra d’améliorer vos performances pour rapidement récupérer votre investissement.
Ne laissez rien au hasard !
