Pourquoi faire un audit de processus informatique ?
Avez-vous déjà effectué un audit de processus informatique ou technologique pour votre entreprise en gestion immobilière ?
Permettant d’identifier les axes d’amélioration essentiels, les audits représentent un outil incontournable pour les gestionnaires immobiliers souhaitant optimiser divers aspects de leur entreprise !
Comprendre l’audit de processus informatique
L’analyse de processus informatiques est une évaluation systématique et approfondie des différentes activités, procédures et opérations liées aux technologies utilisées au sein d’une entreprise.
En gros, il vise à évaluer l’efficacité, l’efficience et la conformité des processus en place, ainsi qu’à identifier les opportunités d’amélioration. Son objectif est donc de fournir une vue d’ensemble sur ces points !
Méthodologie
- Identification des processus clés : il est important de d’abord identifier les processus clés de votre entreprise. Cela peut inclure la gestion financière, la gestion des documents et contrats, l’expérience client, la gestion des locations.
- Collecte des données : pour chaque processus clé, les informations et données pertinentes seront récoltées afin de comprendre le fonctionnement actuel de ces derniers.
- Analyse des processus et identification des points faibles : les données récoltées sont alors analysées. Les lacunes pourront être identifiées.
- Recommandations et plan d’action : des recommandations pourront ensuite être émises dans le but d’améliorer l’efficacité opérationnelle de votre entreprise.
Pourquoi réaliser un audit de processus informatique ?
En identifiant les points faibles et en proposant des recommandations concrètes, cet audit contribue à améliorer l’efficacité, la sécurité et la performance globale de l’entreprise. D’ailleurs, on considère que ça fait partie intégrante des responsabilités des gestionnaires immobiliers qui souhaitent gagner en efficacité !
Voici 3 éléments que l’audit permet d’évaluer et d’améliorer :
L’efficacité opérationnelle
Grâce à un audit de processus, les gestionnaires immobiliers peuvent identifier les blocages, les redondances et les inefficacités qui peuvent freiner les opérations. Ils peuvent également identifier les différents risques opérationnels tels que :
- Les risques de disponibilité et de continuité. Il s’agit de risques qui concernent la possibilité que les services, systèmes ou ressources essentiels ne soient pas accessibles ou fonctionnels au moment où ils sont nécessaires.
- Les risques de sécurité et de cybersécurité. Ces risques font référence aux menaces potentielles pour la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données et des systèmes informatiques. Pensons, par exemple, aux cyberattaques.
- Les risques liés aux changements. Les changements peuvent entraîner des interruptions non planifiées, des incompatibilités avec d’autres systèmes, ou des erreurs dans la mise en œuvre.
- Les risques liés à l’intégrité des données et à l’infogérance. Il s’agit de la possibilité de manipulations non autorisées, de pertes de données ou de modifications non intentionnelles des informations stockées.
En mettant en œuvre les recommandations de l’analyse, l’entreprise pourra optimiser les flux de travail et augmenter la productivité de ses équipes. Cela permet de gagner du temps, de réduire les délais de traitement et de fournir un meilleur service aux clients et aux parties prenantes.
Suivi des performances avec des indicateurs clés (KPI)
Un audit pourra également aider à mettre en place des indicateurs clés de performance (KPI) pertinents pour évaluer régulièrement la performance de l’entreprise.
Ces KPI permettent aux gestionnaires immobiliers de suivre les progrès réalisés à la suite des changements mis en œuvre après l’audit.
Les rapports générés à partir des données recueillies lors de l’analyse peuvent fournir une vision globale des performances de l’entreprise, permettant aux gestionnaires de prendre des décisions éclairées pour optimiser continuellement les processus.
Renforcement de la sécurité des données et des informations
La sécurité des données est essentielle dans le secteur immobilier où des informations sensibles telles que les données financières, les dossiers des locataires et les contrats sont gérées quotidiennement.
L’audit de processus informatiques permettra également d’identifier les éventuelles failles de sécurité et les lacunes dans la protection des données.
Il est important de noter que parmi les principales failles de sécurité informatique en entreprise, on compte celles liées à des éléments utilisés au quotidien comme :
- la messagerie d’entreprise;
- la gestion des accès;
- les logiciels obsolètes;
- le télétravail et l’utilisation de matériel personnel;
- l’hébergement des données.
L’identification des failles et lacunes permettra à l’entreprise de mettre en place des mesures de sécurité renforcées.
Les défis potentiels liés aux audits de processus
Il est important de savoir que les audits de processus informatiques peuvent également donner lieu à certains défis :
- Résistance aux changements
- Les coûts
- Les ressources nécessaires
- La difficulté à adopter les recommandations
La résistance au changement, les coûts et ressources nécessaires, ainsi que l’intégration des recommandations dans l’entreprise sont des aspects à considérer pour les gestionnaires immobiliers lorsqu’ils entreprennent un audit. Il sera donc important de dégager les ressources clés de l’entreprise pour qu’elles puissent participer à l’analyse des processus et ensuite appliquer les recommandations.
Optimisation de l’efficacité et de la performance : Les multiples bénéfices des audits de processus informatiques pour les gestionnaires immobiliers
L’audit de processus informatiques s’avère être une ressource inestimable pour les gestionnaires immobiliers, leur permettant de mettre en lumière les aspects clés de leur entreprise qui peuvent bénéficier d’améliorations significatives.
Voici quelques exemples plus concrets :
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- Annonces des logements et marketing (avant la location)
- – Amélioration de la stratégie de marketing
- – Optimisation de la visibilité en ligne
- – Diminution du délai de publication des appartements disponibles
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- Location et gestion de locataires
- – Amélioration du processus de sélection des locataires
- – Gestion efficace des demandes ou appels de services des locataires
- – Gestion soignée des plaintes des locataires
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- Gestion de la propriété et de l’entretien
- – Optimisation des procédures d’entretien préventif
- – Répartition des tâches et suivis efficaces entre les équipes terrain et administratives
- – Gestion des urgences, des appels de service et des réparations
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- Gestion financière et comptabilité
- – Identification des sources de revenus et des dépenses
- – Contrôle des finances et réduction des risques financiers
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- Gestion des documents et des contrats
- – Centralisation et sécurisation des documents importants
- – Suivi des échéances de contrats
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- Relation avec les parties prenantes (Expérience locataire, fournisseurs, TAL)
- – Amélioration de l’expérience locataire
- – Renforcement des relations avec les fournisseurs et les tiers
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- Analyses et rapports (KPI)
- – Mise en place d’indicateurs de performance pertinents
- – Suivi de la performance et prise de décisions éclairées