Fin d’année en gestion locative : nos conseils

Si vous êtes en gestion locative, vous avez beaucoup à faire à la fin de l’année. Vous devez préparer les avis de renouvellement, afficher les logements vacants, préparer le relevé 31, effectuer les bilans financiers et plus encore.

Voici un aide-mémoire ainsi que quelques conseils pour vous aider à optimiser votre temps pour gérer vos immeubles à revenus le plus efficacement possible.

À faire pour la gestion immobilière de fin d’année

La liste des tâches à accomplir à ce temps-ci de l’année peut être très longue en gestion immobilière :

  • La gestion des baux : mettre à jour vos formulaires de bail et autres lettres comme:

    • les avis de renouvellement;
    • les règlements d’immeubles;
    • les avis de paiement préautorisés, etc.
  • Déterminer les augmentations annuelles et préparer les avis de renouvellement.

  • Examiner les dossiers des locataires.

  • Préparer le relevé 31.

  • Préparer les formulaires gouvernementaux de paie.

  • Effectuer le bilan de fin d’exercice.

  • Se préparer pour la déclaration d’impôt.

  • Afficher les appartements vacants.

  • Effectuer des visites de contrôle.

Il y a beaucoup à faire avant les congés des Fêtes et ce sera également le cas au retour. Soyez prévoyant !

C’est le bon moment pour prendre un pas de recul et avoir une vue d’ensemble sur les biens immobiliers que vous gérez. En prenant le temps d’organiser et de planifier votre travail, vous pouvez éviter toute précipitation de dernière minute et vous assurer que toutes vos tâches sont accomplies à temps.

Adopter de bonnes pratiques pour chacun des éléments vous permettra d’offrir un meilleur service de gestion aux propriétaires en plus de garder un bon niveau de satisfaction de la part des locataires.

Gestionnaires, optimisez votre fin d’année en étant prévoyant

Voici quelques éléments auxquels vous attarder maintenant pour une gestion locative de fin d’année plus productive et efficace !

Analysez les taux d’occupation des propriétés et prévoyez la mise en location des appartements libres

Il est important d’analyser le taux d’occupation des propriétés pour vous assurer que chacune d’entre elles est le plus rentable possible. Le taux d’occupation au sein de votre parc immobilier est en effet un bon indicateur de performance. Il est intéressant de s’y intéresser plus en détail en fin d’année.

Ce sera également l’occasion de faire la mise en location des appartements libres et ainsi réduire le taux d’inoccupation des biens immobiliers dès le début de l’année.

Inspectez les immeubles et prévoyez les travaux d’entretien nécessaires

Il ne s’agit pas d’une tâche de fin d’année en tant que telle, par contre, c’est un bon moment pour faire inspecter les immeubles. Vous pourrez ainsi vérifier que tout est en ordre ou prévoir les travaux nécessaires. En effectuant une maintenance préventive, vous éviterez

que de petits problèmes se transforment en problèmes majeurs au courant de l’hiver

Pensez à prévoir du temps pour les visites et les enquêtes de crédit.

Gestion locative de fin d’année et renouvellement des baux

La gestion des baux est un élément important de la gestion locative. En tant que gestionnaire immobilier, vous devez vous assurer d’envoyer les renouvellements de baux de 3 à 6 mois avant la fin du bail de vos locataires. Si vos baux se terminent le 30 juin, vous devez donc envoyer les renouvellement entre le 1er janvier et le 31 mars. Vous devez également examiner les dossiers des locataires et effectuer des visites de contrôle afin de vous assurer que chacun respecte les conditions de son bail.

Au Québec, la loi interdit aux propriétaires d’augmenter le prix du loyer ou de modifier les conditions du bail à tout moment. Un bail résidentiel est donc automatiquement renouvelé dans les mêmes conditions à son expiration. Si vous souhaitez changer les conditions de ce dernier, vous devez envoyer un avis écrit aux locataires.

C’est le cas pour une hausse de loyer, un changement au niveau de la durée ou au niveau de l’accès à certains services, par exemple.

L’avis de renouvellement doit contenir les éléments suivants :

signature de bail
  • Le nom du locataire

  • L’adresse du bien loué

  • Les détails concernant les changements proposés au bail, y compris le montant du loyer ou d’autres conditions du bail

  • Le délai dont dispose le locataire pour refuser ces changements

  • La date et la signature du propriétaire ou de l’agent

Optimisez vos tâches de fin d’année

grâce à un logiciel de gestion immobilière

L’utilisation d’un logiciel de gestion immobilière est une excellente façon d’optimiser votre fin d’année.

Un bon logiciel peut vous aider à automatiser de nombreuses tâches, comme le renouvellement des baux et la préparation des relevés 31. Il peut également vous aider à suivre les dossiers des locataires et à être proactif au niveau de la maintenance des immeubles.

En plus de réaliser plus facilement vos tâches de fin d’année, vous pourrez prendre de l’avance et entrer en mode proactif pour dépasser les attentes de vos clients en 2023.

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